Poznámky ako súčasť individuálnej účtovnej závierky štátnych ROPO

Povinnosť zostavovať poznámky individuálnej účtovnej závierky ÚJ vyplýva z ust. § 17 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Zásada úplnosti účtovníctva je dodržaná, ak ÚJ zaúčtovala v účtovnom období v účtovných knihách všetky účtovné prípady a za toto účtovné obdobie zostavila individuálnu účtovnú závierku, konsolidovanú účtovnú závierku (ak ju má povinnosť zostaviť), vyhotovila výročnú správu, prípadne konsolidovanú výročnú správu, zverejnila údaje, uložila dokumenty a má o týchto skutočnostiach všetky účtovné záznamy. ÚJ zverejňuje a ukladá dokumenty v zmysle § 23 zákona o účtovníctve v registri účtovných závierok. Ustanovenia tohto zákona, ktoré sa vzťahujú na register účtovných závierok, boli rozšírené novelou schválenou 17. 10. 2013 zákonom č. 352/2013 Z. z. s účinnosťou od 15. 11. 2013, resp. 1. 1. 2014.

! Upozornenie: ÚJ sú podľa zákona o účtovníctve povinné uložiť riadnu individuálnu účtovnú závierku a mimoriadnu individuálnu účtovnú závierku najneskôr do 6 mesiacov od dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje.

Vzhľadom na to, že štátne rozpočtové a príspevkové organizácie (ROPO) majú v zmysle opatrenia MF SR č. MF/25755/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek individuálnej účtovnej závierky, termíny a miesto predkladania účtovnej závierky pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v znení ostatnej novely č. MF/19566/2013-31 zo dňa 11. decembra 2013 povinnosť uložiť súvahu a výkaz ziskov a strát do 5. februára nasledujúceho účtovného obdobia a poznámky do 30. apríla nasledujúceho účtovného obdobia, spĺňajú legislatívou určený termín.

Štátne ROPO doručujú dokumenty správcovi registra prostredníctvom systému štátnej pokladnice, týmto doručením si súčasne ÚJ splnia povinnosť uložiť a zverejniť dokumenty v zmysle zákona o účtovníctve.

Systém štátnej pokladnice predstavuje ucelený systém jednotlivých podsystémov, pričom každá z týchto súčastí plní svoju špecifickú funkciu.

Schéma – spôsob a termíny ukladania dokumentov pre štátne ROPO:

V prípade, že ÚJ neuloží dokumenty v registri, dopúšťa sa v zmysle ust. § 38 ods. 1 písm. c) zákona o účtovníctve správneho deliktu, za ktorý jej daňový úrad uloží pokutu vo výške 2 % z celkovej sumy majetku vykázaného v súvahe zostavenej za kontrolované účtovné obdobie v ocenení upravenom o položky podľa § 26 ods. 3 tohto zákona, najviac však 1 000 000 eur.

Čo je register účtovných závierok?

Register účtovných závierok (register) je definovaný v ust. § 23 zákona o účtovníctve ako informačný systém verejnej správy, ktorého správcom je Ministerstvo financií SR. Údržbu registra, jeho správu a technickú stránku zabezpečuje DataCentrum na základe poverenia Ministerstva financií SR.

Register plní svoju funkciu od 1. 1. 2014, tzn., že prvé úplné účtovné závierky v ňom budú uložené za rok 2013. Za roky 2009 – 2012 sa v registri nachádzajú iba neúplné účtovné závierky bez poznámok a slúžia iba na informatívne účely.

Do registra ukladajú ÚJ tieto písomnosti:

• riadne individuálne účtovné závierky,
• mimoriadne individuálne účtovné závierky,
• riadne konsolidované účtovné závierky,
• mimoriadne konsolidované účtovné závierky,
• súhrnné účtovné závierky verejnej správy,
• výkazy vybraných údajov z účtovných závierok podľa § 17a a § 22 zákona o účtovníctve,
• správy audítorov,
• individuálne výročné správy,
• konsolidované výročné správy,
• ročné finančné správy podľa osobitného predpisu.

Register pozostáva z verejnej časti a neverejnej časti.

Verejná časť je sprístupnená na portáli www.registeruz.sk a budú v nej uložené a zverejnené dokumenty štátnych ROPO, obcí a ich ROPO, vyšších územných celkov a ich ROPO, obchodných spoločností, štátnych podnikov, družstiev, ďalších subjektov verejnej správy a organizácií, ktorým to ukladá legislatíva.

Neverejná časť obsahuje účtovné závierky podnikateľov – fyzických osôb a neziskových organizácií, ktoré nemajú povinnosť zverejňovania a majú do nej prístup iba osoby, ktoré potrebujú údaje neverejnej časti registra pre výkon svojej práce, ide napr. o ministerstvá, Národnú banku Slovenska, finančnú správu a pod.

Štruktúra poznámok pre ­štátne ROPO je stanovená opatrením Ministerstva financií Slovenskej republiky z 5. decembra 2007 č. MF/ 25755/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek individuálnej účtovnej závierky, termíny a miesto predkladania účtovnej závierky pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky (ďalej len „opatrenie“) v znení ostatnej novely, opatrenia MF SR z 11. decembra 2013 č. MF/19566/2013-31, ktorá bola publikovaná vo Finančnom spravodajcovi č. 12/2013. Práve ostatná novela opatrenia výrazne upravila štruktúru tabuľkovej časti poznámok individuálnej účtovnej závierky.

! Upozornenie: Zmeny v tabuľkovej časti poznámok sú platné už pre individuálnu účtovnú závierku za rok 2013.

V čom spočívajú zmeny v poznámkach individuálnej účtovnej závierky (IÚZ):

• termín predloženia poznámok – do 30. 4. nasledujúceho účtovného obdobia pre ÚJ, ktoré podávajú daňové priznanie je termín do 31. 3. nasledujúceho účtovného obdobia,
• spôsob uloženia a zverejnenia – pre štátne ROPO prostredníctvom Centrálneho konsolidačného systému, ÚJ štátnej správy už pre rok 2013 nepoužívajú program AZUV,
• na titulnú stranu sa pripája iba jeden podpisový záznam – štatutárneho orgánu ÚJ alebo člena štatutárneho orgánu ÚJ,
• menší počet tabuliek – v súčasnosti 16 tabuliek, v predchádzajúcom období bolo 50 tabuliek,
• tabuľková časť poznámok vychádza z údajov v účtovných výkazoch, na tieto údaje sú nastavené v konsolidačnom balíku automatické kontroly,
• tabuľka týkajúca sa rozpočtu sa generuje z finančného výkazu FIN 1-12.

Poznámky individuálnej účtovnej závierky pozostávajú z titulnej strany, textovej časti a tabuľkovej časti.

Titulná strana obsahuje základné identifikačné údaje o ÚJ:

• informáciu, či ide o riadnu účtovnú závierku alebo mimoriadnu účtovnú závierku,
• účtovné obdobie, za ktoré sa zostavujú poznámky,
• kontaktné údaje,
• deň, kedy bola zostavená účtovná závierka a
• podpisový záznam štatutárneho orgánu alebo člena štatutárneho orgánu ÚJ.

Vzor titulnej strany poznámok tvorí súčasť prílohy č. 1 k opatreniu č. MF/19566/2013-31.

V porovnaní s titulnou stranou poznámok pre rok 2012 je v novom vzore upravené: číslo telefónu na telefónne číslo, číslo faxu na faxové číslo a zmenené začiatočné písmeno e-mailová adresa na E-mailová adresa.

Štátne ROPO titulnú stranu poznámok po pripojení podpisového záznamu „zoskenujú“ a nahrajú vo formáte PDF do Centrálneho konsolidačného systému.

Textová časť poznámok je členená na 10 článkov, vzor textovej časti poznámok platný pre rok 2012 obsahoval 12 článkov. Zrušený bol pôvodný článok VI Informácie o transferoch a vzťahoch so subjektmi verejnej správy a článok IX Informácie o príjmoch a výhodách členov štatutárnych orgánov a iných orgánov účtovnej jednotky.

Textovú časť poznámok ÚJ spracuje formou voľného textu s dodržaním štruktúry článkov, pričom voľnou formou popíše iba tie články, pre ktoré má obsahovú náplň. Netreba vypĺňať negatívne hlásenia ku skutočnostiam, ktoré v ÚJ nenastali.

Definitívnu verziu textovej časti poznámok ÚJ uloží v počítači ako dokument formátu PDF a v tomto formáte nahrá súbor do Centrálneho konsolidačného systému.

Takto uložený súbor disponuje nižším objemom dát v porovnaní s dokumentom uloženým v programe Word, ktorý treba samostatne skenovať a následne ho nahrať do CKS. Formát PDF je oficiálnym formátom pre zverejňovanie dokumentov, nakoľko takto uložený dokument už nie je možné dodatočne upravo