Obeh účtovných dokladov a ich preskúmanie

Obeh účtovných dokladov je súčasťou vnútorného kontrolného systému ÚJ.

Tento systém obehu účtovných dokladov má byť zabezpečený v ÚJ tak, aby všetky účtovné doklady boli spracované alebo vyhotovené včas, zrozumiteľne, a aby bola zabezpečená ich trvalosť formou archivácie a ochrana pred poškodením a stratou.

Sú to informačné toky, ktoré sú nositeľmi údajov týkajúcich sa predmetu účtovníctva v ÚJ. Tieto informačné toky sú v ÚJ stanovené podľa typu organizačnej štruktúry a zodpovednosti zamestnancov na jednotlivých stupňoch organizačnej štruktúry ÚJ.

Aby systém obehu účtovných dokladov bol funkčný a spĺňal požiadavky všeobecných záväzných pravidiel,
je dôležité pre ÚJ mať spracovanú smernicu, ktorá určuje povinnosti a zodpovednosť zamestnancov podľa
ich funkčného postavenia v organizačnej štruktúre ÚJ.

Smernice plnia dôležitú funkciu pri kontrole účtovníctva a audite (napr. Najvyšší kontrolnú úrad, hlavný kontrolór obce, daňový úrad, atď.).

Smernica určuje ­zamestnancom ÚJ zodpovednosť za správnosť a úplnosť dokladov, ktoré vstupujú a vystupujú z ÚJ a slúžia na vykazovanie a overenie skutočností, ktoré sú predmetom účtovníctva vykazovaných
v účtovných záznamoch ÚJ. Súčasťou smernice je aj podpisový poriadok, v ktorom sú uvedené podpisové záznamy, a ktoré slúžia na overovanie v procese obehu účtovných dokladov. Obeh účtovných dokladov v ÚJ zobrazuje stav a pohyb majetku, záväzkov, rozdiel majetku a záväzkov, výnosy, náklady, príjmy, výdavky
a výsledok hospodárenia.

Základné pojmy a definície

Účtovný záznam

Preukázateľnosť účtovníctva ÚJ za­bezpečuje účtovnými ­záznamami. Každú informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo jeho spôsob vedenia zaznamenávame len účtovnými záznamami. Účtovné záznamy sú:

• účtovné doklady,
• účtovné zápisy,
• účtovné knihy,
• účtovný rozvrh,
• inventúrne súpisy,
• účtovná závierka,
• výročná správa,
• podpisové záznamy (buď vlastnoručný podpis, elektronický podpis, pečiatka).

Ide o sústavu účtovných záznamov [§ 32 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve)].

ÚJ vedie účtovníctvo v slovenskom jazyku a v peňažných jednotkách v eurách.

Obsah účtovného záznamu vyžaduje:

• Preukázateľnosť – obsah uvedený v účtovnom doklade priamo dokazuje skutočnosť, alebo jeho obsah dokazuje nepriamo prostredníctvom iných preukázateľných záznamov.
• Zrozumiteľnosť – možnosť jednoznačne a spoľahlivo určiť jeho obsah z účtovného dokladu.
• Trvalosť – musí byť zabezpečená po celý čas jeho spracovania a úschovy; účtovný záznam môže byť v rôznych formách, a to buď v písomnej alebo technickej forme.

Účtovný prípad

V účtovných dokladoch sa zaznamenávajú informácie, ktoré zaznamenávajú zmeny v predmete účtovníctva ÚJ; ide o:

• hospodárske operácie, ktoré ÚJ zaznamenáva vo svojom účtovníctve, zaznamenávajú zmeny v zložkách majetku, záväzkoch, vlastnom imaní, nákladoch a výnosoch; ide väčšinou o vonkajšie prostredie ÚJ,
• účtovné operácie, ktoré vyplývajú z techniky účtovných zápisov, napr. účtovné prevody uzávierkových prác, oprava účtovných zápisov, prevody medzi účtami, strediskami. Ide o vnútorné prostredie ÚJ.

Kvalita prvotných záznamov hospodárskych a účtovných operácií na dokladoch určuje aj kvalitu účtovných informácií.

Dôležité je dodržať zásadu, aby účtovné prípady boli posudzované podľa ich ekonomickej (vecnej podstaty), a nie podľa ich právneho charakteru.

Účtovné prípady sa primárne zaznamenávajú v účtovných dokladoch v peňažných jednotkách prípadne aj v naturálnych jednotkách.

Na základe účtovných dokladov sa uskutočňujú účtovné zápisy v účtovných knihách (denník, hlavná ­kniha).

Schéma č. 1: Obeh účtovných dokladov

Zdroj: vlastné spracovanie.

Deň uskutočnenia účtovného prípadu

Podľa ust. § 2 opatrenia MF SR č. MF/16786/2007-31je dňom uskutočnenia účtovného prípadu je deň, v ktorom dôjde k vzniku pohľadávky, záväzku, platbe záväzku, inkasa pohľadávky, postúpeniu alebo vkladu pohľadávky, prijatiu alebo poskytnutiu preddavku, prevzatiu dlhu, výplate hotovosti alebo jej prevzatiu, nákupu a predaju peňažných prostriedkov v cudzej mene.

Účtovný doklad

Podkladom na zaúčtovanie účtovného prípadu (vykonanie účtovného zápisu) sú doklady.

Účtovné doklady preukazujú a dokladujú, že účtovné prípady nastali a overujú uskutočnené účtovné prípady.

Účtovný doklad je súčasťou účtovnej dokumentácie, ktorá obsahuje súhrn všetkých účtovných záznamov ÚJ.

Typy účtovných dokladov

Účtovné doklady delíme podľa:

• obsahu
  • vonkajšie (externé) – pri styku s vonkajším prostredím,
  • vnútorné (interné) – vyplývajúce z vnútornej činnosti ÚJ – napr. príjemka materiálu, tovaru, výdajka, oprava účtovníctva,
• podľa počtu zaznamenaných úč­tovných prípadov
  • jednotlivé účtovné doklady,
  • zberné účtovné doklady.

Schéma č. 2: Účtovné prípady a druhy účtovných dokladov

Zdroj: Soukupová B., Šlosárová A., Baštincová A., 2004, Účtovníctvo, Bratislava Iura edition, ISBN 80-8078-020-X, str. 95, Šlosárová A. a kolektív, 2010, Účtovníctvo, Bratislava Iura Edition, ISBN 978-80-8078-418-8, str. 170 a vlastné spracovanie.

Náležitosti účtovného dokladu

Podľa ust. § 10 zákona o účtovníctve účtovné doklady musia obsahovať požadované náležitosti a byť vyhotovené podľa stanovených zásad.

Náležitosti účtovného dokladu sa môžu umiestniť len na účtovnom doklade.

Náležitosťami účtovného dokladu sú:

• slovné a číselné označenie účtovného dokladu (typ účtovného dokladu),
• obsah a označenie jeho účastníkov (jednoznačný opis účtovného prípadu a identifikácia účastníkov, pri interných dokladoch treba uviesť označenie ÚJ, ktorej sa interný doklad týka),
• peňažná suma alebo údaj o cene za mernú jednotku, vyjadrenie množstva (ide o určenie meny a sumy),
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
• označenie účtov (účtovný predpis), na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje, ak to nevyplýva z programového vybavenia (účtovací predpis, ktorý vyjadruje spojitosť medzi účtovným dokladom a účtovným zápisom).

Poznámka: ÚJ používa napr. mzdové listy a inú dokumentáciu, ako účtovné doklady, pričom tieto doklady musia spĺňať požiadavky kladené na účtovný doklad a obsahovať náležitosti účtovného dokladu. Môžu obsahovať aj ďalšie údaje podľa účelu, na ktoré sú určené. Súčasťou účtovných dokladov sú písomnosti potvrdzujúce správnosť peňažných jednotiek alebo údaj o množstve uvedený v účtovnom doklade. ÚJ môže preukazným spôsobom preukázať účtovný prípad (prepočty, potvrdenia – súpis vykonaných prác). Účtovné doklady môžu byť podpísané vlastnoručne alebo v technickej forme (elektronický podpis podľa zákona č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise v z. n. p.), pričom na obidve formy sa prihliada rovnako. Obvykle externé doklady, sú zároveň daňovými dokladmi, preto niektoré obsahujú náležitosti daňových dokladov.

Faktúra, ako účtovný doklad, musí obsahovať podpisový záznam, ho­ci zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v z. n. p. (ďalej len „zákon o DPH“) podpisový záznam nevyžaduje. Z pohľadu zákona o DPH (§ 74) faktúra musí obsahovať:

1. meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava a jej identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu dodala,
2. meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jeho sídla, miesto podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava a jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým mu bol tovar dodaný, alebo pod ktorým mu bola dodaná služba,
3. poradové číslo faktúry,
4. dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť, a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
5. dátum vyhotovenia faktúry,
6. množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
7. základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
8. uplatnenú sadzbu dane alebo údaj o oslobodení od dane (uvedie sa odkaz na príslušné ustanovenie zákona o DPH alebo smernice Rady 2006/112/ES, alebo sa uvedie len slovná informácia „dodanie je oslobodené od dane“),
9. výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť okrem výšky dane uplatnenej podľa osobitnej úpravy v § 66 zákona o DPH,
10. slovnú informáciu „vyhotovenie faktúry odberateľom“, ak odbe­rateľ, ktorý je príjemcom tovaru alebo služby, vyhotovuje faktúru podľa § 72 ods. 4 tohto zákona,
11. slovnú informáciu „prenesenie daňovej povinnosti“, ak osobou povinnou platiť daň je príjemca tovaru alebo služby,
12. údaje o dodanom novom dopravnom poriadku podľa § 11 ods. 12 tohto zákona,
13. slovnú informáciu „úprava zdaňovania prirážky – cestovné kancelárie“, ak sa uplatní osobitná úprava podľa § 65 tohto zákona,
14. slovnú informáciu: „úprava zdaňovania prirážky – použitý tovar“, „úprava zdaňovania prirážky – umelecké diela“, „úprava zdaňovania prirážky – zberateľské predmety a starožitnosti“, a to v závislosti od tovaru, pri ktorom sa uplatní osobitná úprava podľa § 66 tohto zákona.

Zároveň zákon o DPH dáva možnosť vyhotoviť zjednodušenú faktúru pre platiteľa a zdaniteľnú osobu, ktorá nie je platiteľom DPH, pričom určuje povinné náležitosti tejto zjednodušenej faktúry (§ 72 odsek 3).

Obeh účtovných dokladov

Pri tvorbe smernice je potrebné uvedomiť si, že účtovný doklad je nositeľom dvoch druhov informácií, tých, ktoré charakterizujú:

• účtovný prípad (hospodárska alebo účtovná operácia),
• priebeh spracovania účtovných dokladov.