Obeh pokladničných dokladov a základná finančná kontrola

Najlepším spôsobom, ako ­vytvoriť v účtovnej jednotke jednotný a efektívny systém finančného riadenia a finančnej kontroly pohybu peňažných prostriedkov v hotovosti, je vydať „Smernicu pre vedenie pokladnice, obeh pokladničných dokladov a vykonávanie finančných operácií“ (ďalej len „smernica“), ktorá bude zabezpečovať jednotnosť pri vedení pokladnice, obehu pokladničných dokladov a vykonávaní pokladničných operácií v účtovnej jednotke.

Táto smernica tak bude súčasťou celého systému finančného riadenia, ktorý tvoria jednotlivé vnútorné smernice a rozhodnutia štatutárneho orgánu obce a ROPO ako vnútorné riadiace akty finančného riadenia, ktoré upravujú prípravu a realizáciu finančných operácií, povinnosti a postupy vedúcich zamestnancov a zamestnancov zodpovedných za výkon finančnej kontroly na úsekoch rozpočtu, verejného obstarávania, správy majetku, účtovníctva, výkazníctva a ďalších odborných úsekov činností pri hospodárnom, efektívnom a účinnom vynakladaní verejných prostriedkov.

Zásady obehu pokladničných dokladov

Obeh pokladničných dokladov by mal upravovať postup spracovania a preskúmavania pokladničných dokladov od ich vyhotovenia až po ich likvidáciu a odovzdanie na zúčtovanie, mal by vymedzovať práva a zodpovednosť jednotlivých zamestnancov za overenie vecnej a formálnej správnosti a uvádzať nadväznosť pracovných postupov vrátane lehôt podávania pokladničných dokladov medzi zamestnancami.

Zásady obehu pokladničných dokladov bývajú obvykle súčasťou obehu účtovných dokladov a sú tak určené vo vnútornom predpise upravujúcom vedenie účtovníctva. Obeh pokladničných dokladov býva upravený aj vo vnútornom predpise upravujúcom vedenie pokladnice. Vždy je to na slobodnom rozhodnutí obce a ROPO, aký postup zvolí.

Vždy však platia rovnaké zásady obehu pokladničných dokladov:

1. Zamestnanec zodpovedný za vedenie pokladnice (pokladník) je povinný vyhotoviť pokladničný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje.
2. Pokladník overuje pokladničné doklady jednak z vecného a číselného hľadiska, a jednak z formálneho hľadiska.
3. Pokladník nesmie vystaviť pokladničný doklad bez schválenia vecnej a číselnej správnosti prvotného dokladu, na základe ktorého sa pokladničný doklad vystavuje.
4. Pred predložením pokladničného dokladu na zúčtovanie sa musí vykonať preskúmanie a schválenie pokladničného dokladu.
5. Ak zodpovedný zamestnanec za vedenie účtovníctva (ekonóm/účtovník) zistí nezrovnalosti, je povinný pokladničný doklad vrátiť tomu, kto ho vyhotovil.

Finančné operácie v pokladnici a základná finančná kontrola

Pokladničné operácie sú finančné operácie, ktoré musia byť overené základnou finančnou kontrolou v súlade so zákonom č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o finančnej kontrole a audite“).

Podľa § 7 ods. 1 zákona o finančnej kontrole a audite základnou finančnou kontrolou je obec a ROPO povinná overovať vždy súlad každej finančnej operácie alebo jej časti so skutočnosťami uvedenými v § 6 ods. 4 zákona o finančnej kontrole a audite, t. j. s/so:

1. rozpočtom na príslušný rozpočtový rok,
2. rozpočtom na dva rozpočtové roky nasledujúce po rozpočtovom roku podľa písmena a), ak financovanie finančnej operácie/jej časti neskončí v príslušnom rozpočtovom roku a ide o realizáciu verejného obstarávania; to platí v prípade štátnej rozpočtovej organizácie,
3. osobitnými predpismi alebo medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská republika viazaná a na základe ktorých sa Slovenskej republike poskytujú finančné prostriedky zo zahraničia,
4. zmluvami uzatvorenými obcou/ROPO,
5. rozhodnutiami vydanými na základe osobitných predpisov,
6. vnútornými predpismi obce a ROPO alebo
7. inými podmienkami poskytnutia verejných financií neuvedenými v predchádzajúcich písmenách.

Rozsah overovania pokladničnej operácie alebo jej častí závisí od povahy pokladničnej operácie, alebo jej častí. Nie je nutné overovať pri všetkých pokladničných operá­ciách súlad so všetkými skutočnosťami uvedenými v písmenách § 6 ods. 4. zákona o finančnej kontrole a audite.

Základnou finančnou kontrolou sa v prvom kroku overuje vecná a číselná správnosť uskutočnenej finančnej operácie. Vykonáva ju zamestnanec v rámci svojho dispozičného oprávnenia.

Základná finančná kontrola formálnej správnosti zahrňuje preskúmanie, či pokladničný doklad obsahuje predpísané náležitosti. Kontrolu vykonáva zodpovedný zamestnanec za vedenie účtovníctva (ekonóm/účtovník) a v rámci preskúmania má povinnosť overiť tieto skutočnosti: