Logo ROPO

Portál pre obce,
rozpočtové a príspevkové organizácie

Rozšírené vyhľadávanie

Online časopis

Zmeny v správe registratúry a archívu na rok 2024

Dátum: Rubrika: Poznatky z praxe

Registratúrny poriadok subjektu územnej samosprávy upravuje správu registratúry centralizovaným spôsobom s použitím elektronického informačného systému na správu registratúry. Príspevok sa venuje zmenám v správe registratúry a archívu po novele právnych predpisov a prináša aj upozornenia autora pre jednotky územnej samosprávy a pre školské zariadenia.
Od 1. januára 2024 je účinná vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 403/2023 Z.z., ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z.z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len "vyhláška"). Správa registratúry prešla od septembra 2023 dvoma novelami.
Vybrané zmeny
Zadefinovanie zásielky a podateľne
Zásielkou je záznam v procese prijímania za registratúrny záznam v procese odosielania adresátovi. Podateľňa zabezpečuje prijímanie a triedenie zásielok, ich prideľovanie organizačným zložkám pôvodcu registratúry a odosielanie zásielok. V elektronickom informačnom systéme na správu registratúry je miestom, ktoré zabezpečuje prijímanie a spravidla aj evidenciu doručených zásielok. Ak nie je zriadená podateľňa, na príjem neelektronických zásielok sa určí pracovisko, ktoré plní povinnosti podateľne alebo zamestnanec, ktorý plní povinnosti podateľne. V podateľni, ako aj na niektorých organizačných útvaroch sa prostredníctvom elektronického systému na správu registratúry vedie jeden centrálny registratúrny denník.
______________________________
Novela:
Povinnosť pre obce, organizácie a školy:
Informácie o podmienkach prijímania zásielok sa zverejňujú na webovom sídle alebo na úradnej tabuli pôvodcu.
______________________________
Úprava elektronického systému správy registratúry
Elektronický systém správy registratúry je prepojený s centrálnou elektronickou podateľňou a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený. Pôvodca skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, pôvodca o tom odosielateľa informuje a uvedie dátové formáty, v ktorých elektronické zásielky prijíma. Ak používate v praxi tento spôsob, je potrebné zadefinovať pravidlá a postup interným aktom riadenia, t.j. prostredníctvom dodatkovania registratúrneho poriadku.
______________________________
Upozornenie:
Registratúrny poriadok
neschvaľuje
obecné/mestské/miestne zastupiteľstvo uznesením a schvaľovanie (poriadku alebo jeho dodatkov) je uskutočňované vždy štátnym archívom.
______________________________
Od 1. januára 2024 platí, že pri hodnotení hodnovernosti záznamu sa prihliada na vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť záznamu od okamihu jeho vzniku. Vierohodnosť pôvodu záznamu sa preukazuje uvedením jednoznačného identifikátora entity registratúry, autorizáciou záznamu, úplnými štruktúrovanými údajmi o obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu. Neporušenosť obsahu je zabezpečená, ak zaslaním alebo transformáciou záznamu nenastala zmena obsahu zaznamenaných skutočností v zázname.
Čitateľnosť záznamu je zabezpečená, ak je obsah záznamu zrakom vnímateľný, rozlíšiteľný a obsahovo zrozumiteľný. Pôvodca skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosie­lateľa, pôvodca o
Pre zobrazenie článku nemáte dostatočné oprávnenia.

Odomknite si prístup k odbornému obsahu na portáli.
Prístup k obsahu portálu majú len registrovaní používatelia portálu. Pokiaľ ste už zaregistrovaný, stačí sa prihlásiť.

Ak ešte nemáte prístup k obsahu portálu, využite 10-dňovú demo licenciu zdarma (stačí sa zaregistrovať).

Registrácia Prihlásenie

Bezplatný odpovedný servis pre predplatiteľov

Vaše otázky môžete zadať na www.otazkyodpovede.sk.

Vydanie Právo pre ROPO a obce 3/2024

3/2024
Zobraziť aktuálne vydanie

Archív Právo pre ROPO a obce

Staršie ročníky

Rubriky

Zobraziť všetky rubriky

Seriály

zobraziť všetky seriály

Najpoužívanejšie kľúčové slová

Register kľúčových slov