Dokumentácia zodpovednej osoby v samospráve

Označenie zodpovednej osoby a spôsoby podávania oznámení musia byť zverejnené a pre všetkých zamestnancov prístupné obvyklým a bežne dostupným spôsobom tak, že najmenej jeden spôsob podávania oznámení musí byť prístupný nepretržite. Tieto údaje sa zverejnia napríklad cez intranet alebo prostredníctvom spoločného priečinku a podobne.

Zamestnávateľ nesmie zodpovednú osobu postihovať, resp. vyvíjať na ňu nátlak. Zodpovedná osoba má povinnosť sa vzdelávať a absolvovať školenia v predmetnej oblasti. Oznámenie adresované Úradu na ochranu oznamovateľov tento úrad bezodkladne postúpi príslušnému orgánu - zodpovednej osobe.

Ak oznamovateľ požiada o utajenie svojej totožnosti, úrad postúpi oznámenie bez uvedenia údajov o totožnosti oznamovateľa. Zodpovedná osoba pravidelne sleduje a aktualizuje kontakty v prípade ich zmien (telefonické linky, emailový kontakt a podobne). V prípade infožiadosti podľa zákona č. 211/2000 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. zodpovedná osoba nesprístupní údaje o oznamovateľovi a ani predmet, či iné osobné údaje žiadateľovi. Zodpovedná osoba upozorní tiež zriadené organizácie a ich vedúcich zamestnancov/štatutárov o účinnosti tejto smernice a o spôsoboch podania oznámenia pre zamestnancov a fyzické osoby. Zodpovedná osoba zabezpečí, aby personálny úsek/úsek verejného obstarávania v obci alebo meste, či mestskej časti zverejnili odkaz na zákon a túto smernicu vo vyhlásení konania pre fyzické osoby.

Zodpovedná osoba je povinná prijať a preveriť každé podané oznámenie. Prijatie oznámenia potvrdí do od jeho prijatia (písomne alebo emailom podľa povahy prijatia oznámenia). V prípade oznámenia, ktoré je realizované osobne/fyzicky, zodpovedná osoba vyhotoví zápisnicu o prijatí osobného oznámenia, pričom táto zápisnica je vyhotovená dvakrát, a to pre zodpovednú osobu, ako aj oznamovateľa (rovnako to platí aj v prípade anonymného oznámenia).

Ak z obsahu oznámenia vyplýva, že nejde o oznámenie podľa zákona č. 54/2019 Z.z., ale na jeho vybavenie je príslušný iný orgán, zodpovedná osoba oznámenie postúpi tomuto orgánu. O postúpení oznámenia zodpovedná osoba písomne informuje oznamovateľa oznámenia, a to bezodkladne (môže sa určiť aj priamo lehota v dňoch). Ak z obsahu oznámenia vyplýva, že oznámením je iba časť oznámenia, prešetrí sa len príslušná časť oznámenia.

Ostatné časti oznámenia zodpovedná osoba postúpi orgánu príslušnému na vybavenie, ktorý je povinný vybaviť ich podľa príslušnej právnej úpravy (napr. sťažnosť podľa zákona č. 9/2010 Z.z. o sťažnostiach v z. n. p., sťažnosť podľa zákona č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v z. n. p., či petíciu podľa zákona č. 85/1990 Zb. o petičnom práve v z. n. p. alebo infožiadosť podľa zákona č. 211/2000 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p.). O postúpení oznámenia zodpovedná osoba písomne informuje oznamovateľa oznámenia, a to bezodkladne (ak zodpovedná osoba pozná identitu oznamovateľa).

Zodpovedná osoba je povinná preveriť oznámenie najneskôr do 90 dní od potvrdenia prijatia oznámenia alebo ak sa prijatie oznámenia nepotvrdilo, do 90 dní od uplynutia siedmich dní od prijatia oznámenia.

Zodpovedná osoba je povinná vyžiadať si výsledok vybavenia v rozsahu, ako to umožňuje osobitný predpis, a do desiatich dní od doručenia tohto výsledku s ním oboznámiť oznamovateľa. V prípade potreby doplnenia alebo spresnenia údajov uvedených v oznámení zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu vyzve oznamovateľa oznámenia na jeho doplnenie alebo spresnenie s určením lehoty na uskutočnenie tohto úkonu.

Zodpovedná osoba je oprávnená v potrebnom rozsahu písomne žiadať oznamovateľa oznámenia, ako aj zamestnancov a štatutárny orgán o poskytnutie súčinnosti pri preverení oznámenia. Na žiadosť zodpovednej osoby sú zamestnanci a štatutárny orgán povinní poskytnúť doklady, iné písomnosti, vyjadrenia, informácie, údaje potrebné na preverenie oznámenia, ako aj ďalšiu nevyhnutnú súčinnosť pri vybavovaní oznámenia. Na žiadosť zodpovednej osoby oznamovateľ oznámenia poskytne nevyhnutnú súčinnosť pri vybavovaní oznámenia.

Z preverovania oznámenia je zodpovedná osoba plne vylúčená, ak vzhľadom na skutočnosti uvádzané v oznámení možno mať pochybnosti o jej zaujatosti vzhľadom na jej vzťah k preverovanej veci, k oznamovateľovi oznámenia alebo k iným dotknutým stranám, ktorých sa oznámenie tiež priamo alebo nepriamo dotýka. V tomto prípade oznámenie zodpovedná osoba odstúpi orgánu príslušnému na vybavenie podľa jeho obsahu. O tejto skutočnosti sa písomne informuje oznamovateľ oznámenia.

Zodpovedná osoba je povinná preveriť a vybaviť oznámenie tak, aby zistila skutočný stav veci, jeho súlad alebo rozpor s právnymi predpismi a verejným alebo iným spoločným záujmom. Pokiaľ oznámenie smeruje voči konkrétnemu zamestnancovi alebo štatutárnemu orgánu, zodpovedná osoba oboznámi dotknutého zamestnanca alebo štatutárny orgán s informáciami uvedenými v oznámení a umožní im vyjadriť sa k nemu, ako aj predložiť doklady, písomnosti či iné informácie potrebné na spoľahlivé preverenie veci.

V prípade, že z obsahu oznámenia alebo z informácií, ktoré sú obsahom oznámenia, možno vyvodiť totožnosť oznamovateľa oznámenia, zodpovedná osoba s takýmito informáciami dotknutého zamestnanca ani štatutárny orgán neoboznámi, ale vyzve ho len na uvedenie, resp. predloženie skutočností nevyhnutných na spoľahlivé preverenie oznámenia. O výsledku preverenia oznámenia spíše zodpovedná osoba výstup, v ktorom zhrnie skutočnosti, ktoré uvádza oznamovateľ oznámenia, a zároveň uvedie zistené skutočnosti, teda skutočný stav veci, jeho súlad alebo rozpor s právnymi predpismi a verejným alebo iným spoločným záujmom.

Zodpovedná osoba je povinná písomne oboznámiť oznamovateľa oznámenia s výsledkom jeho preverenia a s opatreniami, ak sa prijali na základe preverenia oznámenia, najneskôr do desiatich dní od preverenia oznámenia. Oznámenie je vybavené oboznámením oznamovateľa so správou o výsledku preverenia oznámenia. Za preverenie oznámenia sa považuje aj postúpenie veci na vybavenie podľa osobitných predpisov, ktorými sú Trestný zákon, Trestný poriadok či Správny poriadok.

Ak bolo preverenie oznámenia skončené postúpením veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov, zodpovedná osoba si vyžiada výsledok vybavenia v rozsahu, ako to umožňuje osobitný predpis, a bezodkladne od doručenia tohto výsledku s ním oboznámi aj oznamovateľa. Pokiaľ sa v prípade preverovania oznámenia preukáže, že mohlo dôjsť k spáchaniu trestného činu alebo k iným skutočnostiam, zodpovedná osoba oznámi podozrenie z trestnej činnosti orgánom činným v trestnom konaní a iné skutočnosti orgánom príslušným podľa osobitných predpisov.

Zodpovedná osoba, zamestnávateľ a všetky osoby, ktoré zodpovedná osoba osloví v súvislosti s prešetrovaním oznámenia, sú povinné zachovávať mlčanlivosť o totožnosti oznamovateľa oznámenia, a to aj po skončení pracovného pomeru (pri neanonymnom oznámení). Pri preverovaní oznámenia z dôvodu zachovania anonymity oznamovateľa zodpovedná osoba používa odpis oznámenia, alebo ak je to možné, tak jeho kópiu, a to bez uvedenia údajov, ktoré by identifikovali oznamovateľa oznámenia. Povinnosť mlčanlivosti (pre zamestnávateľa a zodpovednú osobu) neplatí, ak je to nevyhnutné na plnenie úloh v rámci poskytovania súčinnosti orgánom činným v trestnom konaní.