Smernica o skladových zásobách a evidencii zásob v územnej samospráve

Smernica o skladových zásobách a evidencii zásob v územnej samospráve ......

Smernica o skladových zásobách a evidencii zásob  je spracovaná na podmienky subjektu územnej samosprávy ...... (určí sa interne) v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a smernice č.  ....... o obehu účtovných dokladov (určí sa interne) s ohľadom na organizačný poriadok subjektu ....... účinný od  ..........           a v nadväznosti na opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/014454/2022–36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie. 

Článok I

Pôsobnosť smernice a vymedzenie zásob

1. Táto smernica určuje pravidlá a postup disponovania so zásobami a materiálom v rámci subjektu územnej samosprávy ............ (určí sa interne) ako účtovnej jednotky v sektore územnej samosprávy.  
2. Účtovná jednotka pri vedení účtovníctva využíva programové vybavenie ............ (uvedie sa bližšia špecifikácia podľa vlastných reálií). Programové vybavenie zahŕňa aj moduly, a to ........... a ............, za ktoré zodpovedá úsek/oddelenie ........ (určí sa interne). Zamestnanec, ktorý zodpovedá za zverené skladové zásoby, má riadne podpísanú dohodu o hmotnej zodpovednosti.

1. Orgán územnej samosprávy ............. (určí sa interne) ako účtovná jednotka je povinná byť súčinná a vytvárať vhodné podmienky pre úplné a včasné spracovanie účtovných dokladov a zabezpečiť ich vecnú a formálnu správnosť.
2. Dikcia tejto smernice sa viaže na zodpovednosť zamestnancov za evidenciu, kontrolu a obeh dokladov a tiež oprávnenosť disponovania s majetkom, zásobami a materiálom podľa dohody o hmotnej zodpovednosti či spoločnej dohody o hmotnej zodpovednosti podľa zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov a interných aktov.
3. Za zásoby sú v podmienkach nášho subjektu územnej samosprávy ............ ( určí sa interne) i organizačných zložiek považované:

a) materiál

Materiálom sa rozumejú spravidla kancelárske potreby, tlačiarenské materiály, knihy a tlačoviny, brožúry a zborníky, drobné reklamné predmety, materiál zabezpečujúci drobné opravy budovy, pohonné hmoty, obaly, ochranné pracovné prostriedky, drobný dlhodobý hmotný majetok v ocenení do ........... eur (určí sa interne v tejto časti alebo v prílohovej časti smernice), o ktorom účtovná jednotka rozhodla, že nie je dlhodobým majetkom.

b) nedokončená výroba

Nedokončenou výrobou sú produkty, ktoré už prešli jedným alebo niekoľkými výrobnými stupňami v organizačnej zložke/úseku ..... (ak je to relevantné).

c) polotovary vlastnej výroby

Polotovarmi vlastnej výroby sú oddelene evidované produkty, ktoré ešte neprešli všetkými výrobnými stupňami a musia sa dokončiť alebo skompletizovať do finálnych výrobkov spôsobom .......... (presné vymedzenie polotovarov vlastnej výroby v účtovnej jednotke).

d) tovar

Tovarom je všetko, čo účtovná jednotka nakupuje za účelom predaja. Tovarom sú aj výrobky vlastnej výroby, ktoré sa aktivovali a odovzdali do vlastnej predajne ( upraví sa podľa vlastných reálií a relevancií).

Pozn. autora : Zásady pre postup evidovania zásob si účtovná jednotka stanoví v tejto smernici. Tu si určí aj spôsob, ako bude účtovať o oceňovacích rozdieloch a akú formu oceňovania zásob pri úbytku použije.

Článok II

Postup pri disponovaní s materiálom a skladovými zásobami, oceňovanie zásob

1.  Materiál charakteru drobného majetku je/nie je (určí sa interne) účtovaný na podsúvahových účtoch, alebo evidovaný v operatívnej evidencii, sa účtuje na sklad zásob na základe príjemky a výdajky, ktorú vystavuje zodpovedný zamestnanec skladu. V prípadoch, keď je materiál ihneď po obstaraní spotrebovávaný alebo začne jeho užívanie skôr ako by sa dostal na skladové miesto a bolo by len formálne jeho naskladnenie (vystavením príjemky) a vyskladnenie (vystavením výdajky), sa môže účtovať priamo do spotreby. O tom s ohľadom na prevádzkové potreby subjektu rozhodne a za to zodpovedá ........ (zodpovedný zamestnanec alebo príslušná organizačná zložka alebo úsek, či oddelenie subjektu, štatutárny orgán alebo vedúci zamestnanec) pri likvidácii dokladu k nákupu materiálu. Nákup a výdaj ochranných pracovných pomôcok zabezpečuje podľa požiadaviek organizačných zložiek  zamestnanec skladu  materiálových zásob so súhlasom ......... (určí sa interne).

2.  V skladoch prebieha spracovanie automatizovanou formou .......  alebo spôsobom (určí sa interne). Príjemku na sklad vystavuje zodpovedný skladník  ......... a prikladá ju k faktúre, ktoré spracuje oddelenie ............ (určí sa interne) ako obstaranie tovaru, resp. materiálu. Zodpovední zamestnanci po ukončení mesiaca vykonajú uzávierku a integráciu údajov prideleného skladu do účtovníctva, kde podľa príslušných kódov prebehne automatická účtovná predkontácia. Súčasťou týchto podkladov v prípade výdaja drobného hmotného majetku alebo majetku, ktorý má byť evidovaný v operatívnej evidencii, je aj jedno z originálnych vyhotovení výdajky, na základe ktorého oddelenie/úsek alebo zamestnanec agendy/evidencie majetku následne tento majetok zaeviduje a uvedie na výdajke inventárne číslo, pod ktorým bude evidovaný. Príjemky sa vyhotovujú minimálne v ......... vyhotoveniach.

3.  Minimálne jedno vyhotovenie príjemky zostáva evidované ........... spôsobom ......... na (aj z dôvodu archivácie) a druhé sa dostáva do účtovníctva spolu s faktúrou alebo pokladničným dokladom. Doklady, ktoré pôsobia na zmenu stavu zásob z dôvodu vyradenia pre ich neupotrebiteľnosť (predaj, znehodnotenie, zmeny v množstve alebo v cenách) musia byť doložené vždy písomnou formou a ich originály s potrebnými prílohami a podpismi splnomocnených osôb sa musia odovzdať oddeleniu ....... (určí sa interne).

4. Zásoby sa oceňujú podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov nasledovne:

a)     vyskladnené zásoby oceňuje účtovná jednotka v cenách, v ktorých sa zásoby oceňujú na sklade,

b)     nevyfakturované dodávky zásob sa ocenia podľa zmluvy alebo odhadu,

c)     zásoby nadobudnuté bezodplatne a nájdené prebytky zásob, odpad a zvyškové produkty vrátené z výroby alebo inej činnosti sa reálnou hodnotou,

d)     zásoby vytvorené vlastnou činnosťou sa oceňujú priamymi nákladmi na ne vynaloženými alebo aj časťou nepriamych nákladov, ktorá sa k tejto činnosti vzťahuje,

e)     ak má účtovná jednotka vnútorný predpis na prirodzené úbytky zásob pre príslušné účtovné obdobie, účtujú sa úbytky zásob priamo do spotreby. Ak má účtovná jednotka vnútorný predpis o druhoch materiálu účtovaných priamo