Smernica o projektových úlohách a projektových dokumentáciách

Smernica č. ...... o projektových úlohách a projektových dokumentáciách v obci/meste ........... 

Článok 1

Účel smernice

1. Smernicou o projektových úlohách (ďalej len “smernica“)  v podmienkach ....... (upraví sa interne, ďalej len organizácia) sa sleduje ďalšie skvalitnenie práce zamestnancov organizácie v zmysle organizačného poriadku zo dňa .......  a zakotvuje sa dokumentácia k projektovej činnosti v zmysle prílohovej časti tejto smernice.
2. Vychádzajúc z poriadku odmeňovania zamestnancov samosprávnej organizácie smernicou sa dopĺňajú podmienky poskytnutia odmeny zamestnancom organizácie (uvedená časť sa môže upraviť alebo rozšíriť, či odvolať sa na mzdový poriadok alebo poriadok odmeňovania v samospráve).

Pozn.: Zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov upravuje viaceré podmienky pri nakladaní (disponovaní) s verejnými prostriedkami. Priznanie práva nakladania s verejnými prostriedkami sa najčastejšie spája so zmluvným zabezpečením (zmluvou o poskytnutím dotácie z územnej samosprávy, zmluvou o poskytnutí grantu s účelovým charakterom a podobne) alebo na základe rozhodnutia (rozhodnutie o pridelení finančných prostriedkov, rozhodnutie o priznaní dotácie).

Článok 2

Projektová úloha a projektovo-programová dokumentácia

1. Projektová úloha (skrátene “projekt“) je sled činností v rámci ohraničeného časového úseku.
2. Cieľom projektovej úlohy je dosiahnuť unikátny výsledok, obvykle kvalitatívnu zmenu, zefektívnenie činností, novú službu alebo produkt.
3. Projekt musí byť zameraný na skutočné potreby prijímateľov, zámery musia byť dosiahnuteľné, projekt by mal byť udržateľný. Očakávané výsledky musia byť vyjadrené formou objektívnych a overiteľných merateľných ukazovateľov.
4. Projekt vychádza z aktuálnych interných samosprávnych plánov a to ........... (určí sa interne), tak, aby bolo možné definovať jeho nadväznosť na niektorý z koncepčných materiálov (dlhodobých, strednodobých alebo krátkodobých).
5. Aby mohol byť projekt úspešný, je potrebné spojiť 5 nasledujúcich faktorov:

a)     potreba alebo problém – správne zhodnotenie nedostatku,

b)     príležitosť na projekt – projekt musí mať priestor na realizáciu a musí byť podporený peniazmi, ľuďmi a cieľovou skupinou,

c)     nápad a vízia – mala by byť zrozumiteľná, aby objasnila, akú významnú a udržateľnú zmenu projekt prinesie,

d)     schopnosť – pre projekt je dôležité správe vyváženie schopností, energie, zdrojov a organizácie.

e)     merateľnosť – projekt musí obsahovať ukazovatele, podľa ktorých bude následne vyhodnotený a merateľný vo vzťahu k jeho celkovému prínosu a splneniu stanoveného cieľa.

1. Účtovníctvo sa spracúva prostredníctvom výpočtovej techniky. Používa sa účtovný program ........................ prostredníctvom dodávateľa .......................... (názov firmy) podľa zmluvy ............................, ktorou je garantovaná aj aktualizácia programu v zmysle legislatívnych zmien a servis.
2. Program zodpovedá požiadavkám uvedeným v zákone č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, je certifikovaný spoločnosťou ............................... (názov firmy). Súčasťou dodávky programu je i kompletná projektovo-programová dokumentácia vrátane jednotlivých algoritmov automatických výpočtov (pre výpočty vážených aritmetických priemerov u rovnakého druhu zásob na sklade, odpisov, kurzových rozdielov a podobne) a užívateľská príručka popisujúca prácu konkrétneho užívateľa programu. Zmluva, projektovo - programová dokumentácia a užívateľská príručka sú uložené spôsobom ................. (pozn.: určí sa interne v rámci účtovnej jednotky).

Článok 3

Projektový list

1.  Návrh projektu sa predkladá na formulári č. 01/20xx Projektový list (na príslušný rok).
2.  Formulár č. 01/20xx Projektový list obsahuje:

a)     Názov projektu  (Stručné a výstižné pomenovanie projektu)

b)     Popis projektu (Stručný popis procesu, aktivity, popísanie stavu, ktorý chceme zmeniť.  Odôvodnenie návrhu projektu.)

c)     Výstup (Výstižné pomenovanie toho, čo bude výsledkom projektu)

d)     Dopad (Prínos, efekt, ktorý projekt prinesie našej organizácii a ako sa to odrazí na jej fungovaní.)

e)     Merateľný ukazovateľ výstupu – Merateľný ukazovateľ je nástroj na monitorovanie a hodnotenie cieľa. Formuluje sa v priamej súvislosti s cieľom, je merateľný a kontrolovateľný (môže to byť napríklad percento, počet, suma a podobne)

f)      Dokument, z ktorého projekt vychádza (strategický, dlhodobý, strednodobý alebo krátkodobý dokument, na ktorý projekt nadväzuje, resp. ktorý rozpracováva napríklad Prioritné ciele organizácie, koncepciu, akčný plán (pozn.: tu je optimálne odporúčané uviesť konkrétne ustanovenie).

g)     Finančné a nefinančné zdroje potrebné na realizáciu projektu. K nefinančným zdrojom môže patriť napríklad počet dobrovoľníckych hodín, počet dobrovoľníkov, poskytnutie služieb, know-how a podobne.

h)     Zameranie projektu – či je projekt zameraný do vnútra  organizácie na zlepšenie jej fungovania alebo na vonkajšie prostredie smerom k obyvateľom, podnikateľom, resp.  iným cieľovým skupinám.

i)      Projektový tím – uvádzajú sa mená zamestnancov príslušného oddelenia, ktorí sa na realizácii projektu podieľajú.

j)      Vedúci projektového tímu – myslí sa tým garant projektu, spravidla vedúci oddelenia alebo referátu.

k)     Harmonogram prác a dátum ukončenia projektu – celku alebo ucelenej časti. Uvedie sa časový plán realizácie projektu

l)      Spolupracujúce útvary mimo predkladajúceho útvaru/zamestnanca organizácie.

m)   Stanoviská príslušných vedúcich pracovníkov, a to:

1. Odporúčanie, respektíve neodporúčanie vedúceho oddelenia, či zodpovedného zamestnanca (pozn.: ak nemáte v organizácii menovanú pozíciu vedúceho zamestnanca)
2. Súhlas resp. nesúhlas štatutárneho orgánu, a to ........... (starosta/primátor).

n)     V stanoviskách v bode m) sa uvedie, či je projekt v súlade s uvedeným plánom, koncepciou, či je v súlade s pracovnou náplňou zamestnanca (pozn.: alebo úseku, oddelenia, či organizačnej zložky) prípadne so zámermi organizácie v