Smernica o preskúmavaní účtovných dokladov

Smernica č. ..../202x o preskúmavaní dokladov podľa postupov účtovania v subjekte .....

Smernica je vypracovaná v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a v zmysle opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/014454/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie (výlučne platné pre územnú samosprávu a účinné od 1. januára 2023).

Táto smernica nadväzuje tiež na ustanovenia § 6 ods. 4 a § 7 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákona č. 283/2002 Z. z. zákona o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov a tiež zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.

V oblasti nakladania s majetkom vyplýva zo zákona č. 138/1991 Zb. o majetku obcí v znení neskorších predpisov (toho času novelizovaný zákon s účinnosťou od 1. 11. 2023 aj vo vzťahu k zásadám hospodárenia s majetkom obce/mesta).

Článok 1

Úvodné ustanovenia

1. Táto smernica určuje princípy obehu účtovných a ďalších dokladov bezprostredne súvisiacich s preskúmavaním dokladov (ďalej v texte smernice len „doklady“) vo všetkých organizačných zložkách (ak ich máte interne v zmysle organizačnej štruktúry zriadené, pričom tak sú označené v texte ďalej) subjektu územnej samosprávy ...... (určí sa interne).
2. Orgán územnej samosprávy ............. (určí sa interne) ako účtovná jednotka je povinná byť súčinná a vytvárať vhodné podmienky pre úplné a včasné spracovanie účtovných dokladov a zabezpečiť ich vecnú a formálnu správnosť.
3. Dikcia tejto smernice sa viaže na zodpovednosť zamestnancov za evidenciu, kontrolu a obeh dokladov a tiež oprávnenosť disponovania finančnými prostriedkami na bankových účtoch a podpisovania dokladov.

Článok 2

Vymedzenie pojmov a zásady preskúmavania v našom subjekte

1. Obehom účtovných dokladov sa rozumie ich vznik, postupné odovzdávanie, preskúmanie, schvaľovanie od okamihu ich vystavenia alebo doručenia, až po ich účtovanie a archiváciu.
2. Účelom tejto smernice je zabezpečiť plynulosť prác pri spracovávaní a zaúčtovaní všetkých účtovných dokladov tak, aby bola zabezpečená úplnosť, správnosť, preukázateľnosť, zrozumiteľnosť, trvalosť vykázania a použitia všetkých finančných prostriedkov nášho orgánu. Úlohou pri racionalizácii a zefektívňovaní tvorby a obehu dokladov v rámci ekonomicko- finančných procesov orgánu územnej samosprávy ........ (určí sa interne).
3. Náležitosti účtovného dokladu sa môžu umiestniť aj na iných než účtovných písomnostiach, ktoré sa uschovávajú po rovnakú dobu ako účtovný doklad. Účtovné doklady zodpovední zamestnanci vyhotovujú bez zbytočného odkladu po zistení skutočností, ktoré sa nimi preukazujú, a to tak, aby bolo možné určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu a tiež zrozumiteľnosť obsahu.
4. Účtovné doklady sa preskúmavajú zásadne pred ich zaúčtovaním. Účtovné doklady a ďalšie doklady bezprostredne súvisiace s obehom účtovných dokladov sa preskúmavajú z hľadiska:

a)    vecného

Pri kontrole vecnej správnosti účtovných dokladov sa zisťuje správnosť a súlad obsahu účtových dokladov so skutočnosťou, napr. správnosť uvedeného množstva a ceny, dodržanie zmluvných podmienok, správnosť výpočtu číselných údajov a pod. Podpisom vecnej správnosti potvrdzuje zodpovedný zamestnanec správnosť účtovného dokladu podľa overenia skutočnosti a jej súlad s objednávkou, dodacím listom, dohodou o cene, zmluvou, rozpisom vykonaných služieb a pod.

Ak sa zistí nesúlad účtovného dokladu so skutočnosťou, je vecne zodpovedná organizačná zložka povinná odstrániť nedostatky s dodávateľom (reklamácia).

b)    prípustnosti

Prípustnosťou sa rozumie zodpovednosť zamestnancov za to, že hospodárske a účtovné operácie sú v súlade so všeobecne platnou právnou úpravou, vnútornými predpismi orgánu územnej samosprávy ........... (určí sa interne), čo úzko súvisí so základnou finančnou kontrolou podľa internej smernice č. ......... o finančnej kontrole (určí sa interne). Podpis (vlastnoručný či elektronický) zamestnanca zodpovedného za finančnú kontrolu je zároveň potvrdenie prípustnosti účtovného dokladu.

c)    formálneho

Preskúmanie formálnej správnosti účtovného dokladu znamená tiež kontrolu obsahu všetkých zákonom stanovených náležitostí a splnenia ostatných požiadaviek kladených na účtovné doklady. Kontroluje sa tiež, či už predmetné doklady boli vecne overené. Preskúmanie formálnej správnosti vykonáva osoba zodpovedná za zaúčtovanie účtovného prípadu.

Článok 3

Opravy v účtovných záznamoch

1. Opravy v účtovných dokladoch, účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch nesmú viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti a nezrozumiteľnosti účtovníctva. Opravy sa musia uskutočniť bez zbytočného odkladu tak, aby bolo možné určiť osobu, ktorá opravu vykonala (meno sa napíše tlačeným písmom a potvrdí podpisom), a dátum vykonania opravy.
2. Zodpovedný zamestnanec musí ponechať pôvodný záznam viditeľný (aby bolo možné zistiť obsah pôvodného účtovného záznamu aj po vykonanej oprave), a to bez prekrytia, úpravy bielidlom a podobne.

Článok 4

Zmluvy a objednávky

1. Nové obstaranie, príp. predaj tovarov a služieb sa realizuje na základe zmlúv a účinne vystavených (potvrdených) objednávok podľa vnútornej smernice ............... o vedení účtovníctva (určí sa interne). Uzatváranie zmluvných