Smernica o obehu účtovných dokladov

Článok I

Účtovný doklad

1. Účtovným dokladom je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať podľa zákona o účtovníctve:

-       slovné a číselné označenie účtovného dokladu,

-       obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,

-       peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,

-       dátum vyhotovenia účtovného dokladu,

-       dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia a

-       podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie (pozn. autora: označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva už nie je povinné a potrebné uvádzať na účtovných dokladoch).

2. Zodpovedný zamestnanec v zmysle organizačnej štruktúry (obecného úradu, školy alebo organizácie) a oprávnenia je povinný vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu, pričom každý účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.

Článok II

Fázy obehu účtovných dokladov

1.  Vznik účtovného prípadu

1.1. Účtovný doklad v organizácii vzniká interným spôsobom – v postavení interného dokladu (zamestnancami učtárne, zamestnancami zodpovednými za rozpočet alebo personálnu oblasť ako zodpovednými zamestnancami), a to menovite (pozn.: postačí uviesť funkcie, napr. ekonómka, účtovník, hospodár a podobne ): .................., .............. .

1.2. Druhým spôsobom je doručenie účtovného dokladu do organizácie treťou stranou (faktúry dodávateľskej, odberateľskej, objednávky, proforma faktúry, dobropisu, oznámenia alebo rozhodnutia a podobne). Zodpovedným zamestnancom za prijatie dokladu je .................. .

1.3. Prijatý doklad je zapísaný v zozname prijatej pošty s náležitosťami v zmysle Registratúrneho poriadku č. ..... . Následne je účtovný doklad odovzdaný zodpovednému zamestnancovi na preverenie.

2. Kontrola formálnej správnosti účtovných dokladov

Za vecnú a formálnu správnosť je zodpovedný príslušný zamestnanec vyhotovujúci účtovný doklad, následne sa doklad overuje podpisovým záznamom s uvedením dátumu, kedy je zabezpečené, že obsahuje náležitosti podľa Čl. 1 ods. 1 tejto Smernice. Bez overenia formálnej správnosti dokladu nie je možné vykonať finančnú kontrolu a doklad zaúčtovať.

3. Kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov

3.1. Kontrola vecnej správnosti zakladá povinnosť vykonania finančnej kontroly – základnej finančnej kontroly na danej finančnej operácii (účtovnom doklade). Zodpovedný zamestnanec podľa ods. 1 alebo zamestnanec zodpovedný za príslušný charakter finančnej operácie potvrdí na doklade súvisiacom s finančnou operáciou výkon finančnej kontroly. Za správnosť účtovného prípadu je vždy zodpovedný konkrétny zamestnanec, ktorý účtovný prípad nariadil alebo schválil. Pri kontrole vecnej správnosti účtovných dokladov sa zisťuje správnosť všetkých údajov obsiahnutých v účtovných dokladoch, pričom sa zisťuje súlad obsahu účtovných dokladov so skutočnosťou, napr. správnosť uvedeného množstva a ceny, dodržanie zmluvných podmienok, správnosť výpočtu číselných údajov a pod. Podpisom vecnej správnosti spolu s dátumom potvrdzuje zodpovedný zamestnanec správnosť účtovného dokladu podľa overenia skutočnosti a jeho zosúladenie s objednávkou, dodacím listom, dohodou o cene, zmluvou, rozpisom vykonaných prác a podobne.

3.2. V prípade základnej finančnej kontroly sa overuje súlad s kritériami podľa § 6 ods. 4 zákona o finančnej kontrole a audite. Ak je zodpovedný zamestnanec iný ako v ods. 1, bezodkladne je mu doručený účtovný doklad, prostredníctvom ktorého overí finančnú operáciu a uvedie na vzore s ním súvisiacom meno a priezvisko, dátum a podpisový záznam. Rovnaká povinnosť sa vzťahuje aj na zamestnancov uvedených v ods. 1.

3.3. Organizácia vykonáva podľa zákona o finančnej kontrole vo verejnej správe základnú finančnú kontrolu i v prípade zámeru poskytnutia verejných prostriedkov z rozpočtu (a to zálohy, či  preddavky dodávateľom alebo zálohy zamestnancom, poskytnutie platobných kariet, vystavenie likvidačného listu, či objednávky podobne).

3.4. Následne zodpovedný zamestnanec ........... zverejňuje na webovom sídle faktúry, a objednávky, a to v termínoch podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

4. Vrátenie dokladu zodpovednému zamestnancovi

Po overení finančnej operácie je zodpovedným zamestnancom (alebo prizvanou osobou v prípade administratívnej finančnej kontroly) odovzdaný doklad na zaúčtovanie.

5. Zaúčtovanie

5.1. Za prípravu k zaúčtovaniu a účtovanie dokladov účtovných prípadov formou účtovných záznamov podľa odseku 5.2. a 5.3. zodpovedá úsek učtárne. V prípade príjmov a výdavkov overuje zamestnanec úseku rozpočtu príslušnú ekonomickú klasifikáciu rozpočtovej klasifikácie. Ak je pri zaúčtovaní zistené, že doklad nespĺňa formálne náležitosti alebo výkon finančnej kontroly – základnej finančnej kontroly, je kontaktovaný zamestnanec, ktorý je zodpovedný za príslušnú oblasť. Doplnenie a oprava musí byť vykonaná bezodkladne podľa článku III. tejto Smernice.

5.2. Účtovnými záznamami sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, účtovná závierka a podobne.

5.3. Druhým spôsobom vedenia účtovných záznamov je elektronická forma prostredníctvom programového vybavenia ........... modulu .............. (pozn.: určí sa interne). Za správnosť, preukázateľnosť  a úplnosť vedenia zodpovedá ......... (pozn.: určí sa interne, napr. úsek učtárne).

6. Archivácia

Účtovné doklady, pokiaľ sa s nimi pracuje, sú uložené v miestnosti ..................., v príručnom archíve v mieste .........  Účtovné doklady sa archivujú po dobu desiatich rokov podľa zákona o účtovníctve. V prípade potreby môžu byť účtovné doklady v príručnom archíve aj dlhšie. Keď už nie sú účtovné doklady denne potrebné pri práci v učtárni, uložia sa do riadneho účtovného archívu. Ak sa účtovné doklady sprístupnia žiadateľovi, tak vždy bez osobných údajov.

Článok III

Oprava účtovného záznamu

1.1. Oprava účtovného záznamu sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave.

1.2. Oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva. Zamestnanec úseku učtárne zodpovedá za správne vykonanie opravy.

Článok IV

Interný obeh účtovných dokladov a jeho fázy

1. Prijatá faktúra – dodávateľ