Poskytovanie, zúčtovanie a účtovanie preddavkov v školách a školských zariadeniach samosprávy

POSKYTOVANIE PREDDAVKOV

Poskytnutý preddavok je platba, ktorú škola zaplatí dopredu na budúcu dodávku tovaru, materiálu alebo služby, ktorú má prijímateľ preddavku dodať alebo na iné plnenie, ktoré sa má v budúcnosti uskutočniť. Poskytovanie preddavkov v prípade škôl, školských zariadení ako rozpočtových organizácií pri dodávateľských vzťahoch je limitované zákonom č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o rozpočtových pravidlách“).

Ak dodávateľ tovaru alebo služieb požaduje preddavok, jeho výšku je potrebné zmluvne dohodnúť, a to najviac na obdobie troch mesiacov. Takto poskytnuté preddavky dodávateľom pred splnením zmluvy zo strany dodávateľa sa účtujú na účte 314 – Poskytnuté prevádzkové preddavky. V súlade s ustanovením § 19 ods. 10 zákona o rozpočtových pravidlách takto poskytnuté preddavky musia byť vyporiadané do konca rozpočtového roka. Výnimkou sú preddavky na dodávky tepla, vody, plynu, elektrickej energie, periodickej a neperiodickej tlače, preddavky na pohonné hmoty prostredníctvom platobných kariet a poštovného.

ÚČTOVANIE POSKYTNUTÝCH PREVÁDZKOVÝCH PREDDAVKOV

Účet 314 – Poskytnuté prevádzkové preddavky slúži na účtovanie poskytnutých dlhodobých a krátkodobých preddavkov dodávateľom, okrem preddavkov poskytnutých na dlhodobý majetok. Na tomto účteúčtuje tá účtovná jednotka, ktorá preddavok poskytuje. Po splnení dodávky účtovná jednotka pristúpi k zúčtovaniu preddavku.

Ďalšie preddavky môžu byť vyplácané prevažne prostredníctvom pokladnice organizácie na drobný nákup a pracovné cesty. Poskytovanie preddavkov z pokladnice na pracovné cesty je upravené zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v z. n. p. V prípadoch poskytovania preddavkov na mzdu sa postupuje podľa mechanizmu dohodnutého v pracovných zmluvách alebo kolektívnej zmluve. V osobitných prípadoch je možné na žiadosť zamestnanca poskytnúť preddavok na mzdu aj v inom termíne, na ktorom sa so zamestnávateľom dohodol.

PREDDAVKY A FINANČNÁ KONTROLA

V zmysle zákona č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o finančnej kontrole“) je cieľom finančnej kontroly zabezpečiť hospodárny, efektívny a účinný výkon verejnej správy, dodržiavanie všeobecne záväzných právnych predpisov kontrolovaným subjektom pri hospodárení s verejnými prostriedkami, dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami a včasné a spoľahlivé informovanie vedúceho orgánu verejnej správy o úrovni hospodárenia s verejnými prostriedkami a o vykonávaných finančných operáciách. Finančná kontrola sa vykonáva ako predbežná finančná kontrola, priebežná finančná kontrola a následná finančná kontrola.

Predbežnou finančnou kontrolou sa overuje každá pripravovaná finančná operácia, teda aj finančné operácie v hotovosti. Vykonanie predbežnej finančnej kontroly potvrdzujú osoby, ktoré kontrolu vykonali podpisom a uvedením dátumu jej vykonania na doklade súvisiacom s pripravovanou finančnou operáciou. Finančné operácie nemožno vykonať alebo v nich pokračovať bez ich overenia predbežnou finančnou kontrolou.

Predbežná finančná kontrola spočíva vo vykonávaní predpísaných úkonov a postupov v etape pred vstupom do záväzku a v etape pred úhradou výdavku pripravovanej finančnej operácie. Predbežná finančná kontrola nespočíva v jednorazovom úkone vedúceho zamestnanca alebo zamestnanca zodpovedného za rozpočet, verejné obstarávanie alebo správu majetku. Je realizovaná viacerými kontrolnými úkonmi a postupmi, ktorými sa overuje celý súbor skutočností súvisiacich s pripravovanou finančnou operáciou so zameraním na hospodárnosť, efektívnosť, účinnosť a účelnosť pripravovaného výdavku.

Každý úkon vykonaný v priebehu predbežnej finančnej kontroly by mal byť potvrdený príslušným zodpovedným zamestnancom s uvedením konkrétneho krátkeho textu objasňujúceho, čo bolo predmetom overenia, ktoré potvrdil zamestnanec svojim podpisom (napr. „navrhovaná finančná operácia je v súlade s rozpočtom“, „výberové konanie prebehlo v súlade so zákonom“, „návrh zmluvy je v súlade s výsledkom výberového konania“, „prevzatá dodávka podľa dodacieho listu zodpovedá objednávke“, a pod.).

Nemožno považovať za dostatočné, ak sa doklad súvisiaci s pripravovanou finančnou operáciou označí pečiatkou s textom „Predbežnú finančnú kontrolu vykonal: “, nakoľko z toho nie je jasné, čo bolo vlastne overené alebo aký úkon v rámci vykonávanej predbežnej finančnej kontroly bol vykonaný.

Najvhodnejšie by bolo pre každý druh finančnej operácie, prípadne skupinu podobných finančných operácií pripraviť realizačný kontrolný list (krycí list, platobný poukaz), na ktorom by bolo podľa postupov upravujúcich prípravu a realizáciu finančnej operácie vyznačené, čo treba v rámci predbežnej finančnej kontroly overiť a naformulovať k tomu príslušné texty. Toto treba mať na zreteli aj pri hotovostných operáciách, na čo sa, žiaľ, dosť často v každodennej praxi obcí a škôl zabúda napr. pri poskytovaní preddavkov zamestnancom, ktorí zabezpečujú drobné nákupy pre zamestnávateľa, ale aj pri poskytovaní záloh zo mzdy zamestnancom.