Škola ako účtovná jednotka má povinnosť viesť účtovníctvo ako jeden celok aj za svoje vnútorné jednotky (materská škola, školský klub detí, školská jedáleň). Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) vedenie účtovníctva a zostavovanie účtovnej závierky za účtovnú jednotku ako celok deklaruje ako povinnosť. Účtovníctvo sa vedie ako sústava účtovných záznamov. Účtovným záznamom sa rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva (napr. účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, inventúrne súpisy, odpisový plán a pod.) alebo spôsobu vedenia účtovníctva. Účtovným záznamom sa zrovnoprávňuje písomná aj technická forma vedenia účtovných písomností (napr. aj účtovných dokladov). Účtovníctvo sa vedie v peňažných jednotkách slovenskej meny a v prípadoch ustanovených v § 4 ods. 6 zákona súčasne aj v cudzej mene. Pre účtovné jednotky je jednoznačne stanovená povinnosť viesť účtovníctvo, ako aj zostavovať účtovnú závierku, v štátnom jazyku.

Účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva účtuje v dvoch povinných účtovných knihách – v denníku a v hlavnej knihe.

V denníku sa účtovné zápisy usporadúvajú chronologicky, v časovom slede a preukazuje sa nimi zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období.

V hlavnej knihe sa účtovné zápisy usporadúvajú systematicky, podľa vecnej náplne obsahu účtovného prípadu. Analytické účty sú obsiahnuté v hlavnej knihe spolu so syntetickými účtami. Hlavná kniha obsahuje účty podľa účtového rozvrhu a je vymedzená aj ďalším minimálnym obsahom. Účtovný zápis musí byť vykonaný súčasne v oboch účtovných knihách. Účtovný záznam, ktorý sa nevykonáva v účtovných knihách, sa vykonáva na podsúvahových účtoch.

Bez ohľadu na používaný účtovný softvér je potrebné, aby škola mala svoje účtovné zápisy zachytené v denníku aj v hlavnej knihe. Používaný účtovný softvér musí mať možnosť zostavenia takýchto tlačových zostáv v zmysle zákona o účtovníctve.

Otváranie a uzatváranie účtovných kníh

Účtovanie bežného účtovného obdobia začína otvorením a končí uzatvorením účtovných kníh. Dni, ku ktorým sa účtovné knihy otvárajú a uzatvárajú, sú v zákone taxatívne stanovené. Účtovné knihy sa zásadne otvárajú k prvému dňu účtovného obdobia a uzatvárajú sa k poslednému dňu účtovného obdobia (súvahový deň). Podľa dôvodu uzatvorenia účtovných kníh môže ísť o riadne alebo mimoriadne účtovné obdobie. Mimoriadne účtovné obdobie u škôl, školských zariadení nastáva najmä z dôvodu osobitného režimu fungovania účtovnej jednotky, napr. vyradenie školy zo siete škôl s následným zrušením školy ako právneho subjektu, alebo zlúčenie viacerých právnych subjektov do jedného právneho subjektu (zlúči sa základná škola s materskou školou). V praxi sa to stáva hlavne v prípadoch, kedy sa zriaďovateľ rozhodne viaceré subjekty zlúčiť pod jeden právny subjekt.

Uzatvorené účtovné knihy účtovná jednotka už nemôže otvárať s výnimkou uvedenou v § 16 ods. 8 a 9 zákona o účtovníctve. Podľa uvedeného ustanovenia uzavreté účtovné knihy možno opäť otvoriť len do schválenia účtovnej závierky a len v záujme toho, aby sa zabezpečil verný a pravdivý obraz účtovníctva. Pri uzatváraní a otváraní účtovných kníh v podvojnom účtovníctve je účtovnej jednotke stanovená povinnosť dodržať zásadu bilančnej kontinuity.

Zásada bilančnej (súvahovej) kontinuity znamená, že konečné zostatky účtov, ktoré sa vykazujú v súvahe k poslednému dňu účtovného obdobia, musia byť zhodné so začiatočnými stavmi týchto účtov k prvému dňu bezprostredne nasledujúceho účtovného obdobia. V prípade škôl sa táto zásada technicky zabezpečuje prostredníctvom uzávierkových účtov:

• 702 – Konečný účet súvahový k poslednému dňu účtovného obdobia a
• 701 – Začiatočný účet súvahový k prvému dňu bezprostredne nasledujúceho účtovného obdobia.

V našom príklade je škola s nasledujúcimi počiatočnými stavmi, ktoré sú zaúčtované cez začiatočný účet súvahový na príslušný syntetický účet v závislosti od toho, či ide o stav na aktívnom alebo na pasívnom účte.