Zásady účtovníctva a systém finančného riadenia pre vedúce školských jedální (II.)

Vedenie evidencie pokladničných operácií

Evidencia hotovostných transakcií – vlastné vedenie pokladnice a pokladničnej knihy – v peňažnom denníku

Pokladnica obsahuje bankovky a mince (prípadne iný finančný majetok, ktorého nominálna hodnota je vyjadrená v slovenskej mene). Neobsahuje bankovky a mince inej meny.

Po vykonaní kontroly príslušných podkladov a schválení účtovného prípadu vedúca školskej jedálne (pokladník) vyhotoví pokladničný doklad, na ktorom potvrdí svojím podpisom vykonanie pokladničnej operácie. Číslovanie a evidovanie pokladničných operácií sa už bežne vykonáva pomocou výpočtovej techniky. Účtovné programy sú požiadavkám platnej legislatívy prispôsobené tak, aby sa evidencia hotovostných transakcií značne zjednodušila. Ak pohyby v pokladnici evidujete ručne, je potrebné venovať osobitnú pozornosť samotnému číslovaniu dokladov a minimálne v prípade príjmov v hotovosti sa odporúča použiť doklady s predtlačeným číselným radom.

Pokladničné doklady a ich náležitosti

Druhy pokladničných dokladov

Podstatou pri výbere pokladničných dokladov je predovšetkým zmapovanie potrieb školy ako účtovnej jednotky a vypracovanie smernice, kde treba ustanoviť, či škola používa pokladničné doklady s predtlačeným číselným radom alebo bez predtlačeného číselného radu, alebo číslovanie pokladničných dokladov v oddelených číselných radoch podľa príjmov a výdavkov.

Zvolený spôsob číslovania bude predovšetkým ovplyvnený používaným účtovným programom školy. Konkrétny zvolený spôsob číslovania by však mal byť uvedený vo vnútornej smernici školy. Keďže školská jedáleň je väčšinou súčasťou účtovnej jednotky, stanovené pravidlá v smernici školy budú platné aj pre školskú jedáleň.

Možností na číslovanie pokladničných dokladov je niekoľko, napr.:
1. jeden číselný rad na príjmové a výdavkové pokladničné doklady,
2. dva číselné rady – oddelene na príjmové a výdavkové pokladničné doklady,
3. jeden číselný rad, ktorý sa každý mesiac začína číslom 1 – ide o najhoršiu voľbu. Tento spôsob nezabezpečuje úplnosť evidencie pokladničných dokladov, keďže takýto číselný rad môže byť dopĺňaný, spochybňuje sa tým preukázateľnosť a správnosť vedenia účtovnej evidencie (v prípade, ak by bol účtovný softvér nastavený práve takýmto spôsobom, odporúčame to urýchlene riešiť s dodávateľom).

V prípadoch, keď sa z rôznych dôvodov nevyužívajú vymoženosti účtovného programu a pokladničná kniha sa vedie stále ručne, odporúčame používať pokladničné doklady s predtlačeným číselným radom pre väčšiu preukázateľnosť, napr. pri všetkých inkasovaných príjmoch v hotovosti. Takéto pokladničné doklady sú potom aj prísne zúčtovateľnými tlačivami.

Výber poplatkov za stravné

Pri výbere finančných prostriedkov v hotovosti za stravné je potrebná osobitná opatrnosť.

Pri preberaní finančných prostriedkov v hotovosti možno postupovať viacerými spôsobmi. Napríklad:

Výber finančných prostriedkov sa uskutočňuje na základe potvrdenky. Vedúca školskej jedálne (alebo priamo pokladník) vystaví potvrdenku dvojmo, pričom originál potvrdenky dostáva rodič, kópia ostáva ako doklad pre pokladnicu.

Na základe kópií potvrdeniek sa vystaví jeden zberný doklad – jeden príjmový pokladničný doklad, na základe ktorého sa tento príjem uvádza do pokladničných pohybov v peňažnom denníku.

Poznámka: V tomto prípade treba zvážiť, že ak potvrdenky bude vystavovať vedúca školskej jedálne, môže to znamenať záťaž nielen pre ňu, ale aj pre rodičov, pretože tí by museli ísť osobitne za vedúcou školskej jedálne a osobne u nej by za stravné platili v hotovosti. Ďalšia skutočnosť, ktorú si treba uvedomiť, je tá, že potvrdenky sú zväčša s predtlačeným číselným radom, a preto sú prísne zúčtovateľnými tlačivami, o ktorých sa vedie operatívne evidencia.

Takúto značne prácnu evidenciu si vieme predstaviť len v malých prevádzkach, a preto odporúčame systém poštových poukážok alebo prevody trvalým príkazom, ktorý sú vo väčšine školských jedální už dávno zaužívané.

Či už sa škola, školská jedáleň rozhodne pre hociktorý z uvedených postupov pri výbere hotovosti, základné zásady a postup musia byť uvedené vo vnútornom predpise, v smernici školy.

Ďalej dávame do pozornosti, že zákonom č. 245/2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní (školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov výšku príspevku na čiastočnú úhradu nákladov a podmienky úhrady v školskej jedálni, ktorej zriaďovateľom je obec, určí zriaďovateľ vo všeobecne záväznom nariadení. Väčšina všeobecne záväzných nariadení ustanovuje okrem výšky príspevku aj spôsob jeho platby bezhotovostne priamo na účet školskej jedálne. Ak takýto spôsob výberu stravného je ustanovený vo všeobecne záväznom nariadení zriaďovateľa, škola, školské zariadenie musí takéto nariadenie zriaďovateľa akceptovať a nemôže sa svojvoľne rozhodnúť pre inú formu výberu stravného.

Schvaľovanie pokladničných operácií

Pri pokladničných operáciách je dôležité stanoviť osoby, ktoré majú právo schvaľovať a podpisovať uskutočnenie pokladničných operácií. Tieto osoby budú zodpovedné za vecnú správnosť pokladničnej operácie.

Vymedzenie tejto kompetencie treba ustanoviť v internej smernici, pričom treba určiť aj zástupcu tejto osoby v prípade jej neprítomnosti.

V účtovníctve platí zásada dokladovosti. Z toho vyplýva, že každý jav, ktorý je predmetom zápisu v účtovníctve, musí byť doložený dokladom. Účtovné prípady sa dokladajú účtovnými dokladmi. Účtovné doklady sú účtovné písomnosti, na základe ktorých sa uskutočňujú účtovné zápisy.

Účtovné doklady majú dve funkcie:

1. dokladajú (dokumentujú) účtovné zápisy,
2. sú prostriedkom na overenie/kontrolu správnosti zúčtovania účtovných prípadov.

V školách sa stretávame s rôznymi druhmi účtovných dokladov. Účtovná jednotka si musí vystavovať aj také doklady, ktoré si vyžadujú jeho špecifické účtovné prípady a potrebuje ich sama pre seba.

Druhy účtovných dokladov rozlišujeme podľa vecného obsahu na:

1. vonkajšie (externé) účtovné doklady – vznikajú pri styku účtovnej jednotky s vonkajším okolím. Každá účtovná jednotka si ich môže kúpiť ako predtlačený formul