Analýza obsahových súčastí registratúrneho poriadku spoločného obecného úradu

, takže povinným subjektom v danom prípade správy registratúrnych záznamov je obec, ktorá vykonáva činnosti spoločného obecného úradu. Predmetom príspevku teda bude analýza celého procesu správy registratúrnych záznamov príslušnou obcou vykonávajúcou úlohy spoločného obecného úradu, a to od prijatia predmetného registratúrneho záznamu, až po jeho vyradenie v rámci procesu vyraďovacieho konania.

Právny stav je daný zákonom č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“), ako aj vyhláškou Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z.z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „vykonávacia vyhláška“).

Cieľom príspevku je preto poskytnutie rámcovej analýzy spoločného obecného úradu ako formy riešenia problémov v súvislosti s výkonom delegovaných kompetencií samosprávy, a to podľa aktuálnych poznatkov vedy správneho práva a správnej vedy.

Budeme sa zaoberať aj analýzou jednotlivých obsahových súčastí registratúrneho poriadku spoločného obecného úradu, ktorý je podstatným právnym dokumentom pre každú manipuláciu s akýmkoľvek registratúrnym záznamom. Z uvedeného teda vyplýva, že nemožno vyvíjať akúkoľvek aktivitu bez manipulácie s písomnosťami, čo však v prípade spoločných obecných úradov vyžaduje špecifický prístup, nakoľko v porovnaní s inými formami integrácie v prípade samosprávy, napríklad v porovnaní so zlučovaním obcí a združením obcí, , čo spôsobuje fakt, že jednotlivé právne úkony súvisiace s výkonom správy registratúrnych záznamov musí vykonávať obec, ktorá je centrálou výkonu delegovaných kompetencií.

Vzhľadom na to, že príspevok priamo súvisí s príspevkom , ktorý bol publikovaný v časopise a registratúrny poriadok súvisí s problematikou spoločného obecného úradu, poskytnem v úvodnej časti tohto príspevku aspoň rámcovú analýzu spoločných obecných úradov v kontexte správnej vedy.

V tejto časti považujem za potrebné aspoň rámcovou formou poukázať na základné atribúty spoločného obecného úradu ako spôsobu integrácie správy delegovaných kompetenčných okruhov. Určité oblasti týkajúce sa spoločných obecných úradov platná právna úprava opomína, a ponecháva ich na tzv. komunálnu legislatívu, ktorú predstavuje vydávanie normatívnych interných inštrukcií, ktoré sú značne rozdielne, a preto je potrebné, podľa môjho názoru, ponúknuť obciam určitú „šablónu“ pre tvorbu napr. alebo .

Spoločný obecný úrad je možné charakterizovať ako určitú „voľnú“ formu spolupráce jednotlivých obcí a miest za účelom efektívneho výkonu delegovaných kompetencií prenesených na samosprávu zo štátnej správy, pričom vzniknutý spoločný obecný úrad nemá vlastnú právnu subjektivitu, je teda len akýmsi „kancelárskym servisom“ pre jednotlivé zúčastnené obce, právnu zodpovednosť za nakladanie s písomnosťami spoločného obecného úradu však nesie obec, ktorá zabezpečuje na základe zmluvy o zriadení spoločného obecného úradu výkon delegovaných úloh pre zúčastnené obce ako jednotlivých členov.

V prípade zmluvy o zriadení spoločného obecného úradu zákon č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v z. n. p. (ďalej len „zákon o obecnom zriadení“) totiž ustanovil materiálnoprávne determinanty tejto zmluvy v § 20a ods. 2 a 3, ale v prípade cit. zákon vôbec neustanovuje jednotlivé materiálnoprávne, teda obsahové súčasti, ktoré majú tieto dokumenty obsahovať.

V kontexte uvedeného ostáva na jednotlivých starostoch obcí a primátoroch miest, aby si ustanovovali vo svojich vnútorných poriadkoch organizáciu a registratúru spoločných obecných úradov.

Vzhľadom na to, že každá obec má svoju vlastnú odlišnú právnu úpravu organizácie a registratúry spoločného obecného úradu a právna úprava v spojení s odbornou literatúrou v tejto oblasti absentuje, poskytujem týmto starostom obcí a primátorom miest akýsi návrh, predlohu, ako by mal, podľa môjho názoru, vyzerať registratúrny poriadok obcí a miest.

V danom stave právneho „vákua“ totiž môžu mať starostovia malých obcí problém s ustanovovaním organizačných a registratúrnych poriadkov, a preto sa v ďalšom texte pokúsim naznačiť spolu s vysvetlením obsahové súčasti registratúrneho poriadku spoločného obecného úradu (registratúrny poriadok SOcÚ).

Registratúrny poriadok SOcÚ by, podľa môjho názoru, mal obsahovať tieto parciálne súčasti: