Smernica o zverejňovaní zmlúv, faktúr a objednávok

Čl. 1

Predmet úpravy

Táto smernica upravuje základné povinnosti a pracovné postupy organizačných útvarov pri zverejňovaní:

a) zmlúv, ktoré sa majú podľa zákona zverejňovať, ak je zmluvnou stranou náš subjekt územnej samosprávy a k nej prislúchajúce dodatky a novelizácie spolu s prílohami, ktoré sa povinne zverejnia tiež v Centrálnom registri zmlúv (pozn.: týmto sú myslené aj dodatky k zmluvám, či dohody a prílohové časti ako neoddeliteľné časti zmluvného zabezpečenia),

b) údajov o objednávkach tovarov, služieb a prác, ktoré sa majú podľa zákona zverejňovať,

c) údajov o faktúrach za tovary, služby a práce, ktoré sa majú podľa zákona zverejňovať (prijaté dodávateľské faktúry).

Čl. 2

Základné povinnosti

1. Zamestnanci subjektu verejnej správy sú povinní pri uzatváraní a evidencii zmlúv postupovať tak, aby boli zmluvy zverejnené v Centrálnom registri zmlúv, resp.  na webovom sídle (internetovej stránke), prijaté dodávateľské faktúry a vyhotovené objednávky formou ich prehľadu (pozn.: ak sa zverejňujú faktúry a objednávky prostredníctvom inej internetovej stránky, edupage alebo podobne, je vhodné to v smernici uviesť).

2. Zamestnanci subjektu sú povinní pri vyhotovovaní objednávok postupovať tak, aby boli údaje o objednávkach zverejnené na webovom sídle ......  maximálne  do desiatich pracovných dní po vystavení objednávky.

3. Údaje podľa odseku 1 sa zverejňujú nepretržite počas piatich, (pozn.: desiatich rokov pri zmluvách v Centrálnom registri zmlúv) odo dňa ich zverejnenia.

Čl. 3

Zverejňovanie zmlúv v Centrálnej evidencii zmlúv

1. Osoba zodpovedná za zverejnenie zmluvy v Centrálnom registri zmlúv ..... (pozn.: možno uviesť funkciu/pozíciu) vykonáva:

a) vyhotovenie kópie zmluvy z jej podpísaného originálu,

b) anonymizáciu údajov, ktoré sa nesmú zverejňovať (pozn.: anonymizácia sa vykonáva vždy na kópii zmluvy),

c) naskenovanie kópie zmluvy upravenej podľa písmena b) do PDF súboru v textovo čitateľnej podobe s možnosťou vyhľadávania bez uvedenia podpisu účastníkov zmluvy, dátumu podpisu zmluvy účastníkmi zmluvy a odtlačky pečiatky účastníkov zmluvy,

d) vyplnenie sprievodných údajov potrebných pre zverejnenie zmluvy v informačnom systéme Centrálneho registra zmlúv (pozn.: vyznačené povinné časti sú uvedené červenou hviezdičkou),

e) vloženie naskenovanej zmluvy v PDF súbore v textovo čitateľnej podobe s možnosťou vyhľadávania bez uvedenia podpisu účastníkov zmluvy, dátumu podpisu zmluvy účastníkmi zmluvy a odtlačky pečiatky účastníkov zmluvy do Centrálneho registra zmlúv spolu s prílohami, ktoré predstavujú neoddeliteľnú súčasť zmluvného zabezpečenia/dodatku,

f) ponechanie zmluvy v Centrálnom registri zmlúv po dobu desiatich rokov (sústavne) od nadobudnutia účinnosti zmluvy,

g) riadne uvedenie priameho odkazu (v časti Poznámky) vo forme Uniform Resource Locator (URL) na profil verejného obstarávateľa alebo obstarávateľa v časti určenej na sprístupnenie informácií o verejnom obstarávaní, v ktorom bola zmluva uzatvorená, ak je zmluva uzatv