Spracúvanie osobných údajov vo vzťahu k pracovným zmluvám a dohodám

Podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len "nariadenie GDPR") [(čl. 6 ods. 1 písm. b)]. Obec je preto povinná spracúvať len také osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania, pričom tento rozsah osobných údajov môže byť ustanovený priamo zákonom alebo ho možno odvodiť z účelu spracúvania.

Napríklad podľa zákona č. 162/1995 Z.z. o katastri nehnuteľností a o zápise vlastníckych a iných práv k nehnuteľnostiam (katastrálny zákon) v z. n. p. (ďalej len "katastrálny zákon") zmluva o prevode nehnuteľností musí obsahovať osobné údaje účastníka - fyzickej osoby v rozsahu meno, priezvisko, rodné priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo a miesto trvalého pobytu [(§ 42 ods. 2 písm. a) katastrálneho zákona]. Tento rozsah osobných údajov je nevyhnutný na to, aby boli účastníci zmluvy dostatočne identifikovaní a zmluva bola spôsobilá na vklad do katastra nehnuteľností. Napriek tomu viaceré obce uvádzajú v kúpnej zmluve aj ďalšie osobné údaje, napr. číslo občianskeho preukazu. Domnievame sa, že spracúvanie týchto ďalších osobných údajov nie je nevyhnutné.

V prípade, ak rozsah osobných údajov nie je uvedený priamo v zákone, obec určí rozsah osobných údajov v súlade so zásadou minimalizácie, t.j. . Príkladom môžu byť pracovné zmluvy a dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, pri ktorých zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len "Zákonník práce") neurčuje, aké osobné údaje má obec použiť na identifikáciu zamestnanca. Obce potom uvádzajú v pracovných zmluvách a dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru nadbytočné osobné údaje o zamestnancovi.

V praxi ide najčastejšie o uvádzanie rodného čísla v pracovných zmluvách a dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Hoci rodné číslo už nie je osobitnou kategóriou osobných údajov, ako to bolo podľa predchádzajúcej právnej úpravy (t.j. podľa zákona č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p.), na jeho spracúvanie sa vzťahujú osobitné požiadavky. Podľa zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len "zákon o ochrane osobných údajov") pri spracúvaní osobných údajov možno využiť na účely identifikovania fyzickej osoby rodné číslo len vtedy, ak jeho využitie je nevyhnutné na dosiahnutie daného účelu spracúvania (§ 78 ods. 4 zákona o ochrane osobných údajov). Na uzavretie pracovnoprávneho vzťahu spravidla budú stačiť osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, bydlisko a dátum narode